１．公募内容

第27回ESV会議の企画・運営業務に関する業務委託先を公募により決定します。

２．件名

第27回ESV会議の企画・運営業務委託

３．仕様の概要仕様の概要

1. 会議概要
   　　開催期間：2023年4月3日(月)～6日(木)　4日間
   　　開催場所：パシフィコ横浜
   　　使用言語：英語（一部日本語）
2. 業務委託内容の概要
   
   • 第27回ESV会議の企画立案、実施計画、本番の運営
   • 会議、展示、イベント、ケータリング、登録受付業務
   • アートディレクション、登録者配布物の制作
   • ESV2023公式Webサイトの企画・制作・運営管理業務全般
   • ESV2023参加募集に係る業務
   • ESV2023の広告／宣伝・プレス／取材対応業務
   • 事務業務全般、開催報告書の作成
3. 契約期間
   　　契約締結日～2023年9月30日

４．参加資格

本公募への参加資格は、次の各項の揚げる事項をすべて満たす法人とします。

1. 入札説明書および仕様書の配布を受け、必要書類を提出した者であること。
2. 要求仕様をすべて満足すること。
3. 本公募内容と同種同規模の国際会議を企画・運営した実績があり、本国際会議の企画立案、実施計画立案および運営をする能力を有すること。
4. 当研究所で指定する取引に関する誓約事項に誓約できる者であること。
5. 当研究所で指定する契約書により契約締結できること。
6. 一般財団法人日本自動車研究所から指名停止等を受けている期間中でないこと。
7. 会社更生法に基づき更正手続き開始の申立てがなされている者または、民事再生法に基づき再生手続きの申立てがなされている者でないこと。
8. 自らが、暴力団、暴力団関係企業、総会屋若しくはこれに準ずる者またはこの構成員（以下、「反社会的勢力」という。）でないこと。
9. 自らの事業主または役員が反社会的勢力になっていないこと。
10. 反社会的勢力に自己の名義を利用させていないこと。
11. 一般財団法人日本自動車研究所に提出した書類に虚偽がないこと。
12. 本契約の名称、落札金額、落札者の商号又は名称等が公表されることについて同意すること。

５．公募説明書等の配布について

公募説明書および仕様書は、2021年10月15日までに下記連絡先にご連絡のうえお受け取り下さい。
その際、名刺を１枚と「秘密保持に関する念書」をご用意下さい。

• 交付期間：2021年9月29日から2021年10月15日17:00まで

６．スケジュール

2021年9月29日　　　　　　  公募開始（公募内容の弊所ウェブサイト掲載）
2021年9月29日～10月 8日　 質問受付期間
2021年9月29日～10月15日　参加希望者への仕様書配布
2021年10月22日　　　　　　提案書等の提出書類の締切り
　　　　　　　　　　　　　　一次ヒアリング
2021年11月9日　　　　　　  最終要求仕様の提示
2021年11月22日　　　　　   最終ヒアリング（総合評価による選定）
2021年12月上旬　　　　　　 契約の締結
　　　　　　　　　　　　　   選定結果を弊所ウェブサイトに掲載

７．質問事項等

本公募に関する質問等については、電子メール（様式自由：WordまたはExcel）にて下記連絡先で受け付けます。

• 受付期間：2021年9月29日～2021年10月8日17:00まで
• 回答方法：2021年10月13日17:00までに参加者へ電子メールにて一斉回答

８．提案書等の提出期限および一次ヒアリング

1. 一次ヒアリング資料等の提出
   
   • 提出書類：会社案内、提案書（上記評価項目に関する説明等を含むこと）、主な実績一覧（4.参加資格　3.を証する実績を含むこと）、実施体制、工程表、見積書
   • 提出期限：2021年10月22日17:00まで
   • 提出場所：下記連絡先に提出して下さい
   • 提出方法：電子メール（期限必着）にて提出して下さい
2. 一次ヒアリング
   一次ヒアリングとして、提案内容等について伺います。
   
   • 日時：2021年10月25日～2021年11月5日の間
   • 場所：一般財団法人日本自動車研究所（茨城県つくば市苅間2530）
   • 方法：Web会議

９．最終ヒアリングおよび選定評価

契約先は、最終要求仕様に基づく提案および最終ヒアリングを行い、企画、実績、運営、実施体制、柔軟性、工程、価格等を総合的に評価し、最も評価の高い者を契約先とする総合評価方式により決定します。

1. 最終ヒアリング資料等の提出
   
   • 提出書類：提案書（上記評価項目に関する説明等を含むこと）、実績一覧（4.参加資格　3.を証する実績を含むこと）、実施体制、工程表、見積書
   • 提出期限：2021年11月19日12:00まで
   • 提出場所：下記連絡先に提出して下さい
   • 提出方法：電子メール（期限必着）にて提出して下さい
2. 最終ヒアリング
   下記日程にて最終ヒアリングを実施し契約先を選定します。
   
   • 日時：2021年11月22日　午後
   • 場所：一般財団法人日本自動車研究所（茨城県つくば市苅間2530）
   • 方法：Web会議